De migratie naar Microsoft Office 365kan nog best een klus zijn. Mijn inschatting is dat je bij een bedrijf met ongeveer 100 medewerkers moet rekenen op een week of twee, drie voor een volledige migratie, uiteraard wel afhankelijk van welk pakket je kiest. Maar als je eenmaal over bent, ben je ook over. Bedrijven die nu BPOS gebruiken, worden binnen een jaar overgezet.
Met het vrijgeven van de bèta-versie van Office 365 op 18 april heeft Microsoft het startschot gegeven voor de bestorming van de cloudmarkt. In Office 365 zijn de onlineversies van het Office-pakket ondergebracht plus een aantal webapplicaties voor het delen van informatie. Microsoft heeft hoge verwachtingen van de opvolger van BPOS (Business Productivity Online Suite). Het moet de standaard worden voor cloud computing op kantoor.
Office 365 heeft wat mij betreft ook alles in zich om een succes te worden. Het grootste voordeel is dat je geen server meer nodig hebt voor je kantoorpakketten en dus flink kunt besparen op hardware en beheer. De kosten van de licentie hangen af van de zwaarte van het pakket en de ondersteuning. Er zijn verschillende smaken: van een eenvoudig pakket voor 5,25 euro per gebruiker per maand tot een compleet pakket voor 25,50 euro per gebruiker per maand. In dat laatste geval heb je alle Office-toepassingen in de lokale variant en als online versie plus onder meer Exchange, SharePoint en Lync Online met uitgebreide ondersteuning. Voordeel van Office 365 boven BPOS is ook dat je per gebruiker een abonnement kunt afsluiten, er is geen minimum meer van vijf licenties. Dat maakt het ook toegankelijk voor kleine ondernemingen en ZZP’ers.
Veiligheid en zekerheid
De bezwaren tegen Office 365 zijn eigenlijk dezelfde bezwaren die je al vijf jaar hoort tegen cloud computing. Hoe zeker ben je van continue beschikbaarheid en hoe veilig zijn je gegevens op een server in Dublin of Amsterdam? Wat betreft het eerste: Microsoft garandeert een beschikbaarheid van 99,9%. En ik weet zeker dat dat een betere score is dan wanneer de applicaties en gegevens lokaal in je eigen serverruimte staan. Wat betreft gegevensveiligheid is het volgens mij vooral een kwestie van gevoel. Microsoft kan het zich echt niet permitteren om ook maar in de verte daarover twijfel te laten bestaan. Ik ben ervan overtuigd dat dat 100% goed gaat. Dan blijft het nog steeds zo dat sommige bedrijven geen prettig idee vinden dat hun gegevens in de cloud zitten. Dat is in mijn ogen een kwestie van tijd. Over een aantal jaren weten we niet beter.
Online versus lokaal
Wie alleen de online versies van de Office-programma’s gebruikt, kan niet alle zware bewerkingen uitvoeren. Online werk je namelijk met de ‘light’-versies van de programma’s die je via de browser (behalve IE op dit moment ook Safari en Firefox) opent. Wil je toch alle features kunnen gebruiken dan blijf je (deels) aangewezen op de lokale versies. Het zal zo zijn dat als je inlogt via SharePoint je de keuze hebt uit de verschillende versies. Inloggen kan vanaf elke plek met zo goed als elk apparaat. Je logt in (single sign-on) met je e-mailadres. Voor bedrijven is er een overzichtelijk federationprotocol voor toewijzing van rechten.
Half juli release
Ik verwacht dat de officiële versie half juli wordt gelanceerd. Drie maanden na de release van de bèta-versie
Jasper Kraak is trainer/consultant bij Microsoft-partner Qwise in Amsterdam. Hij is voor Microsoft bezig met het marktklaar maken van Office 365 en heeft sinds februari hierover presentaties gegeven aan zo’n 300 personen bij Microsoft-partners en grotere ondernemingen. Jasper Kraak begon als één van de eersten wereldwijd met het geven van de officiële Office 365-training.