Met Office 365 zet Microsoft stevig in op de cloud. Niet als eerste, maar wel zeer overtuigend. De opvolger van de Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) maakt het voor organisaties aantrekkelijker om de overstap te maken naar online kantoorapplicaties. In deze whitepaper geeft Qwise, specialist in virtualisatie en cloud computing, antwoord op de belangrijkste vragen over de filosofie, veiligheid, migratie en kosten. Office 365 krijgt binnen Nebula Worqspace, de in eigen beheer ontwikkelde online werkplekvorm op maat, een prominente plaats.
Inleiding
Office 365 moet de standaard worden voor kantoorapplicaties in de cloud – voor zowel grote bedrijven als voor kleine zelfstandigen. Licenties zijn nu per gebruiker af te sluiten (bij BPOS waren vijf licenties het minimum) en dat zorgt ervoor dat het pakket ook voor zzp’ers en kleine bedrijven interessant is. Er zijn verschillende abonnementsvarianten. Vanaf 3,57 euro per gebruiker per maand is er een abonnement voor zogeheten kioskwerkers (medewerkers zonder vaste werkplek) met browsertoegang tot SharePoint en mail. Het uitgebreidste abonnement kost 25,50 euro per gebruiker per maand met verregaande integratie tussen Exchange, SharePoint, Lync (Voice) lokaal en online. Een compleet overzicht van de diverse abonnementen vindt u hier. Office 365 past exact binnen de filosofie van Microsoft; software plus services in plaats van software as a service.
In april gaf Microsoft de bèta-versie van Office 365 vrij. Naar verwachting komt de officiële versie half juli, begin augustus. Drie maanden na de release van de bètaversie, dat is een gebruikelijk termijn die Microsoft aanhoudt.
De Tien Waarheden over Office 365
1. Veiligheid is key
Gegevensveiligheid is ongeveer het belangrijkste aspect van cloud-toepassingen in het algemeen en van Office 365 in het bijzonder. Zeker een bedrijf als Microsoft kan het zich niet permitteren om ook maar de schijn van onzekerheid daarover te laten bestaan. Microsoft kan de gegevensveiligheid dan ook aantonen via de diverse NEN- en ISO-normen waar men aan voldoet
5. Office 365 kan een grote kostenbesparing opleveren
Voor zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven is snel te calculeren welke besparing Office 365 kan opleveren. Zij hebben, naast de kosten voor de internetaansluiting en desktops, printers en dergelijke, alleen te maken met licentiekosten. De traditionele investeringen in aanschaf van software en in infrastructuur, serverbeheer en –onderhoud vervallen. Ook voor grote ondernemingen biedt Office 365 een goede financiële propositie. Uit een uitgewerkte case* voor een organisatie met 1.100 gebruikers blijkt dat de kosten voor aanschaf van de software en licenties ongeveer gelijk zijn aan de abonnementsgelden van Office 365. Dat betekent dus een groot bespaarpotentieel op beheer en aanschaf van (server)hardware.
*de case is op te vragen bij Jasper Kraak
6. Office 365 staat open voor integratie met andere cloud- en lokale applicaties
Office 365 integreert goed met andere cloud-toepassingen. Systeemintegratie wordt namelijk vooral een lokale kwestie. Voorheen zei men: ‘Our netwerk is where our devices are’. Het netwerk is nu waar de gebruikers zijn: daar ligt het knooppunt voor de integratie van verschillende toepassingen. Via bijvoorbeeld de SharePoint-toegang zijn alle verschillende toepassingen bereikbaar. Voor de eindgebruiker zijn het overigens geen revolutionaire ontwikkelingen, diens handelingen – inloggen, programma kiezen, bewerken – blijven vrijwel ongewijzigd. Naar verwachting zullen hybride-oplossingen eerst de overhand hebben en uiteindelijk zal vrijwel alles naar de cloud verhuizen. Identity management wordt dus een cruciaal onderwerp. Als iedereen op elk moment vanaf elke plek toegang heeft tot applicaties en bewerkingen, is het voor gebruiker en organisaties van het grootste belang dat er 100% zekerheid is dat alleen de juiste personen kunnen inloggen en bij de voor hen toegelaten informatie kunnen.
7. Office 365 is een logische naam
Office heeft zo’n enorme bekendheid in de zakelijke markt als de standaard voor kantoorapplicaties, dat de keuze voor Office 365 als naam logisch is, met ‘365’ als verwijzing naar ‘anytime’. Toch blijkt er nog wel eens verwarring te ontstaan, omdat het niet altijd duidelijk is dat Office 365 veel meer biedt dan alleen de traditionele Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, etcetera). Met name de combinatie van Microsoft Exchange, SharePoint en Lync als het Collaboration Platform biedt enorm veel mogelijkheden om samen te werken en informatie te delen. Het is een nieuwe stap in communiceren: niet meer die overvloed aan mailtjes naar elkaar zenden, maar online informatie beschikbaar stellen, bewerken en delen.
8. Office 365 is voor elke organisatie geschikt
Office 365 is per licentie af te nemen en dat maakt het ook een goede, flexibele en kostenefficiënte oplossing voor veel zelfstandig ondernemers en zzp’ers. MKB en grootzakelijke markt zullen ontdekken dat er grote kostenbesparingsmogelijkheden liggen, terwijl de toepassings- en communicatiemogelijkheden toenemen. Het is van belang dat bedrijven goed kijken naar het licentiepakket dat ze afnemen. Niet elke medewerker hoeft hetzelfde abonnement te hebben. Niet iedereen hoeft immers dezelfde functionele bewerkingen uit te voeren. Een goede licentiemix kan de kosten verder verlagen. Dat betekent wel dat vooraf goed in kaart moet worden gebracht welke functionaliteit bij welke functie hoort, nu maar ook over een jaar. Op basis van die inventarisatie is dan de juiste mix samen te stellen.
9. BPOS was versie 1.0, Office 365 is versie 4.0
BPOS was nog versie 1.0 van de cloud-diensten van Microsoft, Office 365 is wel meteen versie 4.0. Klanten van Microsoft die overstappen, gaan er over de volle breedte op vooruit. De grootste verbetering is de mogelijkheid om met de eigen bedrijfsgegevens aan te kunnen melden. Dit gebeurt met de Active Directory Federation Services. Een gebruiker heeft dus niet langer twee gescheiden identiteiten voor bedrijfsnetwerk en voor de online diensten. Verder is de integratie tussen Exchange, SharePoint en Lync mijlen vooruit op BPOS. Bedrijven die nu BPOS gebruiken, worden overigens binnen een jaar door Microsoft overgezet naar Office 365.
10. Microsoft is voorloper in de cloud
Office 365 wordt gelanceerd enige tijd nadat andere partijen soortgelijke cloud-oplossingen lanceerden. Dat is geen ongebruikelijke strategie voor Microsoft. Andere partijen zijn eerder, maar Microsoft komt daar vervolgens sterk overheen. Toch zette Microsoft al veel eerder een grote stap in de cloud: met de introductie van Hotmail in 1995. Daarmee was Microsoft daadwerkelijk voorloper. Nu zal Microsoft alle eerdere online toepassingen naar één platform brengen: Office 365. De recente aankoop van Skype zet het online aanbod in een nieuw perspectief. Online bellen voegt op termijn een extra dimensie toe aan de online communicatiemogelijkheden van Office 365.